عشر خطوات لإعداد خطتك التشغيلية

قبل البدء:

لا داعي لتعقيد الموضوع، فالأمر في منتهى البساطة.. باتباعك للخطوات العشر التالية ستكون انتهيت - بعون الله - من إعداد خطة تشغيلية متقنة:

(1) اجمع المعلومات:
المعلومات هي الأرضية التي يبنى عليها التخطيط.. حاول أن تجمع أكبر قدر من المعلومات.. ربما تحتاج أن تطلع على السجلات والملفات التالية:

1. الأنظمة واللوائح التي تسير عليها إدارتك.
2. التعاميم والتوجيهات الصادرة من جهات عليا.
3. الخطة الاستراتيجية للمنظمة التي تتبعها.
4. الخطة التشغيلية لإدارتك الفترة الماضية.
5. تقارير إدارتك الفترة الماضية (تقارير أداء العاملين، تقارير مديري الأقسام، تقارير جودة المنتج، تقارير العلاقات العامة وخدمة العملاء).
6. كما يمكنك استطلاع آراء منسوبي إدارتك حول مشاريع وأفكار تفيد العمل..

(2) حدد مجالات الخطة:
لكي تكون خطتك شاملة لاحتياجات إدارتك حدد المجالات التي ستهتم بها وتعمل من خلالها..
يمكن النظر إلى المجالات من زاويتين:

1. مجالات تخصصية: تتعلق بالمهمة المناطة بإدارتك “وهي الأهم”.. في المدرسة مثلاً يمكن تحديد المجالات التالية : (الطالب، المناهج، البيئة المدرسية، المعلمون، الأنشطة اللاصفية..)
2. مجالات إدارية: تشترك فيها جميع المنظمات.. تتعلق بالتخطيط وتطوير العاملين وتقويمهم ومراجعة اللوائح والنظم ونماذج وإجراءات العمل.

لا يشترط أن تغطي جميع المجالات في خطتك التشغيلية.. لكن أقترح عليك ابتداءً أن تحدد جميع مجالات العمل الممكنة..ثم رتبها حسب الأولوية.. وفي مرحلة لاحقة قد تقرر إلغاء أحد المجالات الأقل أهمية.
ابدأ الآن برسم خريطتك الذهنية من خلال تحديد مجالات الخطة كما في الشكل التالي:
يمكنك استخدام برامج مخصصة للخرائط الذهنية كبرنامج MindFree وهو برنامج مجاني.

(3) حدد أهداف الخطة:
تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأهم في إعداد الخطة التشغيلية.. تحتاج في هذه المرحلة إلى الاستفادة مما دونته في المرحلة الأولى ..
لديك المعلومات.. اجمع فريق العمل واعقد جلسات للعصف الذهني:

1. العصف:اطلب من أفراد الفريق تقديم أفكارهم ومقترحاتهم للعمل بشكل حر، ودون نقد للأفكار ودون تنظيم أو تأطير للتفكير.. المطلوب هو الحصول على أكبر كم من الأفكار..قيد جميع الأفكار ثم انتقل للخطوة التالية.
2. الفرز: صنف الأفكار السابقة بناء على المجالات التي حددتها سابقا.. وعند ورود فكرة لا تتعلق بأي من المجالات .. فلا تلغ الفكرة.. وإنما أضف المجال الذي يحويها.. في مرحلة الفرز قد تطرأ فكرة جديدة لم ترد .. سجلها وصنفها مباشرة..
3. التقييم: قم مع فريقك بعد ذلك بتقييم الأفكار .. وتحديد أولاها بالتطبيق.. يمكنك إعداد استمارة خاصة لتقييم الأفكار..
4. الصياغة: أعد صياغة الأفكار على صورة هدف قابل للتنفيذ والقياس.
5. حدد معايير للأداء: تحديد معايير الأداء مهم عند تقييم الهدف، ونقصد بمصطلح (معايير الأداء) أي: الحد الأدنى المطلوب لتنفيذ الهدف.. أو هو: النسبة من الهدف التي إذا نُفِّذت تَحقَّق الهدف.. أحيانا يُشترط لتحقق الهدف إنجازه في مدة محددة أو قبل وقت محدد .. وربما ارتبط الهدف بعدد محدد، أو آلية تنفيذ محددة..

مثال:
الهدف: تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي.
المعيار: تعبئة جميع الاستمارات قبل الأسبوع الخامس عشر.
الهدف: تفعيل الإذاعة المدرسية
المعيار: أن يُقدَّم في الإذاعة مادة إبداعية مرة في الأسبوع. (أو) أن يدير الإذاعة خمسة فرق طلابية كل فريق مكون من عشر طلاب.
تابع رسم خريطتك الذهنية:

يرغب بعض المخطِّطين أحيانا أن يبدؤوا بالعصف الذهني قبل تحديد المجالات.. فيبدؤون - بعد جمع المعلومات - برسم الخريطة الذهنية كما في الصورة السابقة..فيكون المستوى الأول هو المجال والمستوى الثاني هو الهدف.. وهذه الطريقة مفيدة عند عدم قدرة المخطِّط على تحديد المجالات، كما أنها تمنح المخطِّط مرونة عند تصنيف الأفكار كأهداف أو كمجالات.

(4) حدد الأنشطة والبرامج:
تتناول هذه المرحلة الجانب التطبيقي من الخطة التشغيلية..
اجمع فريق العمل.. وابدؤوا بالأهداف واحداً تلو الآخر.. حسب الأولوية.. استفيدوا من نتائج جلسة العصف الذهني السابقة.. أو اعقدوا جلسة عصف جديدة إن لزم الأمر.. ضعوا لكل هدف وسائل أوأنشطة أوبرامج.. إذا نُفِّذَت على الوجه الصحيح وفق المعيار المحدد سيتحقق الهدف..أحيانا يكون الهدف هو نفسه برنامجاً فتعيد كتابته ثانية..
مثال:
الهدف: تفعيل المجلس الطلابي.
المعيار: إقامة 6 اجتماعات للمجلس وتقييمها.
الوسائل والأنشطة:

1. تكوين المجلس الطلابي
2. عقد الاجتماع الأول للمجلس الطلابي
3. عقد الاجتماع الثاني للمجلس الطلابي
4. عقد الاجتماع الثالث للمجلس الطلابي
5. إعداد تقرير عن فاعلية المجلس الطلابي
6. عقد الاجتماع الرابع للمجلس الطلابي
7. عقد الاجتماع الخامس للمجلس الطلابي
8. عقد الاجتماع السادس للمجلس الطلابي
9. إعداد تقرير ختامي عن أداء وفعالية المجلس

مثال آخر:
الهدف: رفع استمارات تقويم الأداء الوظيفي
المعيار: تعبئة استمارات التقويم الأداء الوظيفي ورفعها قبل تاريخ 6/7
الأنشطة:

1. تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي
2. رفع استمارات تقويم الأداء الوظيفي.

الشكل التالي يوضح مكان الوسائل والأنشطة في الخريطة الذهنية:

(5) حدد المنفذين:
في الميدان لديك واحد من ثلاثة:

1. منفِّذ: هو من سيباشر تنفيذ النشاط أو البرنامج.
2. مشارك: هو من سيشارك في البرنامج لكنه ليس المسؤول الأول.. مهما كانت درجة المشاركة..
3. مشرف (متابع): هو من سيتولى متابعة تنفيذ البرنامج، والتأكد من تنفيذه وفق المعيار المحدد.

أقترح الآن أن تفرِّغ ما دونته في الخريطة الذهنية في( ورقة بيانات) تحوي الأعمدة التالية:
أنصح باستخدام برنامج أوراق البيانات LibreOffice Calc وهو برنامج مجاني ومفتوح المصدر(*)..
تمنحك ميزتي الفرز والتصفية في هذا البرنامج إمكانية مراجعة ومتابعة الخطة بشكل دقيق..
وإن كانت خبرتك في الحاسب قليلة فاستخدم برنامج تحرير النصوص العادي LibreOffice Writer..
يمكنك تحميل حزمة LibreOffice كاملة من خلال الضغط على هذا الرابط.

دوِّن اسم المنفذ أو اسم وظيفته.. ونفس الأمر مع المشارك والمشرف..
مثال: (عبدالله الصالح).. أو (المرشد الطلابي).

امنح المجال الأول رقم (1) وامنح هدفه الأول رقم (1-1) ولو افترضنا أن الهدف الأول له ثلاث أنشطة لتحقيقه فسمنحها الأرقام التالية على التوالي (1-1-1، 1-1-2، 1-1-3)..
وهكذا.. فالنشاط الخامس للهدف الثاني من المجال السادس سيأخذ الرقم (6-2-5)..
الترقيم بهذه الطريقة يفيدك في الإحالات خاصة عند خطوة (متطلبات التنفيذ)..